1). Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan memberikan aturan
dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut ?
Jawaban :
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun
2009, Arsip adalah rekaman kejadian atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di
buat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2). Jelaskan menurut saudara tentang fungsi dan Nilai Guna
Arsip pada suatu organisasi ?
Jawaban :
Arsip yaitu berfungsi sebagai :
1.
Sebagai sumber ingatan
2.
Sebagai sumber informasi
3.
Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban
penyelenggaraan administrasi
4.
Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan
5.
Sebagai sumber bahan pengawasan
6.
Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi
Nilai Guna Arsip yaitu :
a.
Nilai Guna Primer, yaitu nilai arsip
yang di dasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau
yang menghasilkan arsip. Nilai Guna Primerir diantaranya :
1.
Nilai Guna Administrasi
2.
Nilai Guna hukum
3.
Nilai guna keuangan
4.
Nilai guna ilmiah dan teknologi
b.
Nilai Guna Sekunder , yaitu nilai arsip
yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain
atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaanya sebagai
bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna Sekunder diantaranya :
1.
Nilai Guna Pembuktian
2.
Nilai Guna Informasi
3). Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip
baik paper records, audio visual records, machine-readable-recorsd dan arsip
mana yang paling sering di gunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas
ataupun sebagai bukti sejarah ?
Jawaban :
1.
Paper records adalah arsip yang berupa sebuah
teks yang di tulis di atas kertas. Arsip berbentuk seperti ini sering disebut
sebagai arsip yang bersifat konvensional.
2.
Audio-visual-record adalah arsip yang dapat
dilihat dan di dengar. Arsip ini terdiri dari 3 kategori :
a.
Arsip gambar static ( static image ), contohnya
berbentuk foto.
b.
Arsip citra bergerak ( moving image ), contohnya
berbentuk film, video dan sebagainya
c.
Arsip rekaman suara ( sund recording ),
contohnya adalah kaset.
3.
Machine-readable-records adalah arsip yang di
simpan dan di olah dalam suatu format, dan hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Contohnya, floopy disk, hard disk, pita magnetic, optical magnetic dan
sebagainya.
Menurut
saya arsip paper records adalah arsip yang paling sering di gunakan sebagai
legalitas atau pembuktian hukum, karena paper records bersifat konvensional dan
akurat. Di situ terdapat pembuktian hukum berupa cap jari atau tanda tanda
tangan yang sah, sehingga cocok di gunakan untuk legalitas dan pembuktian hukum.
Sedangkan untuk audio visual record cocok di gunakan sebagai bukti sejarah,
karena kita dapat merekam/ memotret semua peristiwa yang terjadi dan
menjadikannya sebagai sejarah.
4). System pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu
sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang
paling cocok di gunakan di lembaga Pemerintahan Daerah dan Lembaga Swasta ?
Jawaban :
a.
System Sentralisasi merupakan system kearsipan
dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor
terpisah.
b.
System Desentralisasi adalah system kearsipan
yang dalam pelaksaannya tidak di pusatkan pada satu unit kerja, karena
masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
-
Menurut saya yang paling cocok di gunakan di
Lembaga Pemerintahan dan Lembaga Swasta adalah system sentralisasi, karena semua arsip
penyimpanannya di pusatkan sehingga arsip-arsip itu terjaga dengan baik dan
tidak banyak orang yang mengambilnya. Biasanya apabila penyimpanan arsip itu di
pusatkan ada ketentuan-ketentuan/ persyaratan untuk mengambilnya sehingga akan mengurangi
resiko kehilangan dan kerusakan arsip.
5). Salah satu kegiatan kearsipan adalah Filling, apa pengertian
dari Filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat
dengan mudah digunakan?
Jawaban:
Filling adalah salah satu kegiatan
pokok di bidang kearsipan. Filling dapat diartikan sebagai suatu proses
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan
penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis agar arsip dapat dengan mudah di
temukan diantaranya :
a.
System abjad merupakan suatu system dan penemuan
kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
b.
System masalah merupakan suatu system penemuan
dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c.
System nonor merupakan pemberian nomor yang
terdapat pada foldr.
d.
System tanggal merupakan penyimpanan surat
berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun di jadikan kode surat.
e.
System wilayah merupakan menyimpan berdasarkan
daerah/wilayah surat yang di terima.
6). Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan
pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial ?
Jawaban :
a. Nilai Guna Primer,
yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai Guna Primerir
diantaranya :
1.
Nilai Guna Administrasi, yaitu nilai
guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip.
2.
Nilai Guna hukum, yaitu arsip yang
berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban
warga Negara dan pemerintah.
3.
Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang
berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4.
Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu
arsip yang mengandung data ilmiah dan tenologi sebagai akibat/hasil penelitian
murni atau penelitian terapan.
b. Nilai Guna Sekunder
, yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan
lembaga/instansi lain atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip,
serta kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna
Sekunder diantaranya :
3.
Nilai Guna Pembuktian, yaitu arsip yang
mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya,
apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta apa hasil/akibat dari kegiatan
itu.
4.
Nilai Guna Informasi, yaitu arsip yang
mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah,
tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya.
-
Nilai guna tersebut dapat menjadi
sangat krusial ketika terjadi kebocoran atau kehilangan arsip.
7).
Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis
dan jelaskan dari siklus arsip dinamis ?
Jawaban:
Untuk
mengetahui arsip tersebut merupakan arsip dinamis hanya perlu mengitung
seberapa sering arsip tersebut di gunakan, karena arsip dinamis adalah adalah
arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan,
pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan
ketatausahaan.
Atau dapat diketahui
dengan cirri-ciri berikut :
1.
Arsip yang masih actual dan berlaku secara
langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari.
2.
Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut fungsinya.
3.
Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup,
oleh karena itu pengelolaan
dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun
• Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun
• Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya
memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle).
1.
Tahap pertama, adalah merupakan tahap
penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer,
informasi diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh
instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
2. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan
aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif
sekitar atau sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawa.
3. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga
ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif.
Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan
atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
4. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan
Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya
"masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan
atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan
sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.
8).
Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang
berlaku di pemerintahan ?
Jawaban
:
a.
Pemindahan arsip maksudnya adalah
memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan jadwal
retensi arsip secara teratur dan tetap yang pelaksanaanya diatur oleh
masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan.
b.
Pemusnahan arsip adalah suatu proses
pemusnhan arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna.
c.
Penyerahan arsip adalah proses
penyerahan arsip yang bernilai guna ke badan yang berwenang yaitu Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI).
9). Jelaskan menurut saudara tentang map, folder,
guide, filling cabinet, boxes file, rotary filling, cardex, dan a modern
organization is an information based organization ?
Jawaban :
a.
Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton
manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
menyimpan arsip.
b.
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton
manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet.
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet.
c.
Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton
manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
d.
Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot
kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip.
e.
Berkas atau box file adalah kotak yang
dipergunakan untuk menyimpan berbagai
arsip (warkat).
arsip (warkat).
f.
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat
berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip, berupa kartu.
menyimpan arsip-arsip, berupa kartu.
g.
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang berupa kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
h.
A modern organization is an information
based organization adalah suatu organisasi modern yang bertumpu pada informasi.
10). PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat
memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai di gunakan untuk dokumen arsip
dengan luas lantai 120 m2 per lantai. Berpa kemampuan beban dari
bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional ?
Jawaban
:
-
Rak konvensional
Rata-rata rak konvensional = 1.200 kg/m2
Luas lantai = 120 m2
Jadi : rata-rata rak konvensional x
luas lantai
=
1.200 kg x 120 m2 = 144.000 kg/m2 (
untuk 1 lantai )
Beban keseluruhan untuk 2 lantai adalah
=
144.000 kg/m2 x 2 = 288.000 kg/m2
Dengan demikian, PT. Bank Mandiri
Indonesia harus mampu menahan beban sebanyak 288.000 kg/m2.
-
Rak nonkonvensional
Rata-rata rak nonkonvensional = 2.400 kg/m2
Luas lantai = 120 m2
Jadi : rata-rata rak nonkonvensional x luas
lantai
= 2.400 kg/m2 x 120 m2 =
288.000 kg/m2.
Beban keseluruahn untuk 2 lantai adalah
= 288.000 kg/m2 x 2 = 576.000 kg/m2.
Dengan demikian, PT. Bank Mandiri
Indonesia harus mampu menahan beban sebanyak
576.000 kg/m2.