Ujian Akhir Materi Kearsipan

1). Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut  ?

                Jawaban :

Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, Arsip adalah rekaman kejadian atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2). Jelaskan menurut saudara tentang fungsi dan Nilai Guna Arsip pada suatu organisasi ?

                Jawaban :

                Arsip yaitu berfungsi sebagai :

1.       Sebagai sumber ingatan

2.       Sebagai sumber informasi

3.       Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

4.       Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan

5.       Sebagai sumber bahan pengawasan

6.       Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

Nilai Guna Arsip yaitu :

a.       Nilai Guna Primer, yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai Guna Primerir diantaranya :

1.       Nilai Guna Administrasi

2.       Nilai Guna hukum

3.       Nilai guna keuangan

4.       Nilai guna ilmiah dan teknologi

b.      Nilai Guna Sekunder , yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna Sekunder diantaranya :

1.       Nilai Guna Pembuktian

2.       Nilai Guna Informasi

3). Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable-recorsd dan arsip mana yang paling sering di gunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah ?

                Jawaban :

1.       Paper records adalah arsip yang berupa sebuah teks yang di tulis di atas kertas. Arsip berbentuk seperti ini sering disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.

2.       Audio-visual-record adalah arsip yang dapat dilihat dan di dengar. Arsip ini terdiri dari 3 kategori :

a.       Arsip gambar static ( static image ), contohnya berbentuk foto.

b.      Arsip citra bergerak ( moving image ), contohnya berbentuk film, video dan sebagainya

c.       Arsip rekaman suara ( sund recording ), contohnya adalah kaset.

3.       Machine-readable-records adalah arsip yang di simpan dan di olah dalam suatu format, dan hanya komputer yang dapat memprosesnya. Contohnya, floopy disk, hard disk, pita magnetic, optical magnetic dan sebagainya.

Menurut saya arsip paper records adalah arsip yang paling sering di gunakan sebagai legalitas atau pembuktian hukum, karena paper records bersifat konvensional dan akurat. Di situ terdapat pembuktian hukum berupa cap jari atau tanda tanda tangan yang sah, sehingga cocok di gunakan untuk legalitas dan pembuktian hukum. Sedangkan untuk audio visual record cocok di gunakan sebagai bukti sejarah, karena kita dapat merekam/ memotret semua peristiwa yang terjadi dan menjadikannya sebagai sejarah.

4). System pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok di gunakan di lembaga Pemerintahan Daerah dan Lembaga Swasta ?

                Jawaban :

a.       System Sentralisasi merupakan system kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

b.      System Desentralisasi adalah system kearsipan yang dalam pelaksaannya tidak di pusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

-          Menurut saya yang paling cocok di gunakan di Lembaga Pemerintahan dan Lembaga Swasta  adalah system sentralisasi, karena semua arsip penyimpanannya di pusatkan sehingga arsip-arsip itu terjaga dengan baik dan tidak banyak orang yang mengambilnya. Biasanya apabila penyimpanan arsip itu di pusatkan ada ketentuan-ketentuan/ persyaratan  untuk mengambilnya sehingga akan mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan arsip.

5). Salah satu kegiatan kearsipan adalah Filling, apa pengertian dari Filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan?

                Jawaban:

Filling adalah salah satu kegiatan pokok di bidang kearsipan. Filling dapat diartikan sebagai suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis agar arsip dapat dengan mudah di temukan diantaranya :

a.       System abjad merupakan suatu system dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.

b.      System masalah merupakan suatu system penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c.       System nonor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada foldr.

d.      System tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun di jadikan kode surat.

e.      System wilayah merupakan menyimpan berdasarkan daerah/wilayah surat yang di terima.

6). Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial ?

                Jawaban :

a.       Nilai Guna Primer, yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai Guna Primerir diantaranya :

1.       Nilai Guna Administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

2.       Nilai Guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah.

3.       Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

4.       Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan tenologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.      Nilai Guna Sekunder , yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaanya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna Sekunder diantaranya :

3.       Nilai Guna Pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

4.       Nilai Guna Informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya.

-          Nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial ketika terjadi kebocoran atau  kehilangan arsip.

7). Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan jelaskan dari siklus arsip dinamis ?

                Jawaban:

Untuk mengetahui arsip tersebut merupakan arsip dinamis hanya perlu mengitung seberapa sering arsip tersebut di gunakan, karena arsip dinamis adalah adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.

Atau dapat diketahui dengan cirri-ciri berikut :

1.       Arsip yang masih actual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

2.       Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

3.       Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup, oleh karena itu pengelolaan
dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
•  Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
•  Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun
•  Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.

Siklus Arsip Dinamis

Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle).

1.       Tahap pertama, adalah merupakan tahap  penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

2.  Tahap kedua merupakan  tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar atau sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawa.

3. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.

4. Tahap keempat ialah  tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip  (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali  (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

8). Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang berlaku di pemerintahan ?

                Jawaban :

a.       Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap yang pelaksanaanya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan.

b.      Pemusnahan arsip adalah suatu proses pemusnhan arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna.

c.       Penyerahan arsip adalah proses penyerahan arsip yang bernilai guna ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

9).  Jelaskan menurut saudara tentang map, folder, guide, filling cabinet, boxes file, rotary filling, cardex, dan a modern organization is an information based organization ?

                Jawaban :

a.       Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.

b.      Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet.

c.       Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan
sebagai  penunjuk dan atau  sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

d.      Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip.  

e.      Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai
arsip (warkat).

f.        Rotary Filling  adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip, berupa kartu.

g.       Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

h.      A modern organization is an information based organization adalah suatu organisasi modern  yang bertumpu pada informasi.

10).  PT. Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai di gunakan untuk dokumen arsip dengan luas lantai 120 m² per lantai. Berpa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional ?

                Jawaban :

-          Rak konvensional

Rata-rata rak konvensional = 1.200 kg/m²

Luas lantai = 120 m²

Jadi : rata-rata rak konvensional x luas lantai

        = 1.200 kg  x  120 m² = 144.000 kg/m² ( untuk 1 lantai )

Beban keseluruhan untuk 2 lantai adalah

        = 144.000 kg/m² x 2 = 288.000 kg/m²

Dengan demikian, PT. Bank Mandiri Indonesia harus mampu menahan beban sebanyak 288.000 kg/m².

-          Rak nonkonvensional

Rata-rata rak nonkonvensional =  2.400 kg/m²

Luas lantai = 120 m²

Jadi : rata-rata rak nonkonvensional  x  luas lantai

         = 2.400 kg/m² x 120 m² = 288.000 kg/m^2.

Beban keseluruahn untuk 2 lantai adalah

         = 288.000 kg/m² x 2 = 576.000 kg/m².

Dengan demikian, PT. Bank Mandiri Indonesia harus mampu menahan beban sebanyak

576.000 kg/m².